Datenschutz

–    Im Rahmen der Erstellung der Finanzbuchhaltung erheben wir von Debitoren und Kreditoren unserer Mandanten die folgenden Daten / Kategorien von Daten: Name, Vorname, Geschlecht, Adressdaten, Bankverbindung, Persönliche Daten, Berufliche Tätigkeiten, Wohnadresse, Kontaktdaten, Öffentliche, Elektronische und Finanz-Identifikationsdaten, Kunden- / Lieferantenkredite, Vertragsdaten, Juristische Daten, Beschwerden / Vorkommnisse. Von Geschäftspartnern unserer Mandanten erheben wir zur Erfüllung der besonderen Aufzeichnungspflichten für Geschenke folgende Daten: Name, Vorname, Unternehmenszugehörigkeit, Anlass und Wert des Geschenks. Von Gesellschaftern unserer Mandanten erheben wir im Rahmen der Erstellung der Finanzbuchhaltung folgende Daten: Name, Vorname, Anschrift, Steuernummer

–   Im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses und Steuererklärungen verarbeiten wir die vorstehend genannten Daten. Zusätzlich erheben und verarbeiten wir noch folgende Daten: Erblasser/Schenker/Erwerber/Vermächtnisnehmer, Unterstützte Personen, Mitgliedschaften

IV. Quelle der personenbezogenen Daten

Wir erheben Ihre Daten grundsätzlich im direkten Kontakt mit Ihnen. Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit werden uns daneben aber auch Daten von Dritten übermittelt. Dies ist insbesondere bei Mitarbeiterdaten und Finanzdaten der Fall. In diesen Fällen erheben wir Daten insbesondere von Versicherungsträgern wie Krankenkassen, Renten- und Unfallversicherung bzw. Berufsgenossenschaft sowie dem Finanzamt. Aus öffentlichen Quellen erheben wir grundsätzlich keine personenbezogenen Daten.

V. Dauer der Speicherung der Daten

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Maßgabe unseres Löschkonzepts bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) oder berufsrechtlichen Vorschriften die Verpflichtung zur längerfristigen Speicherung der Daten bestehen oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben. Vorbehaltlich solcher Aufbewahrungspflichten werden Daten gelöscht, wenn der Zweck, zu dem sie erhoben wurden, weggefallen ist. Soweit gesetzlich zulässig, werden Daten auch gespeichert, wenn dies zur Geltendmachung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche erforderlich ist.

VI. Zwecke der Verarbeitung

Zwecke der Verarbeitung sind die Anbahnung bzw. Abwicklung einer Geschäftsbeziehung zwischen uns einschließlich der Kommunikation, die Abwicklung des Zahlungsverkehrs, des Rechnungswesens, die Erfüllung der zwischen uns vertraglich bestehenden Pflichten, insbesondere unsere Pflicht zur Hilfeleistung in Steuersachen, die Erfüllung der uns treffenden gesetzlichen Verpflichtungen, die Sicherstellung und Aufrechterhaltung unseres Kanzleibetriebs.

VII. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten nur dann, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Die Verarbeitung von Daten unserer Mandanten erfolgt daher auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies zur Erfüllung eines mit dem Mandanten bestehenden Vertrages oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, beispielsweise der Angebotserstellung, erforderlich ist. Daten von Dritten erheben wir auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn unsere Mandanten ein berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung durch uns haben. Daneben stützen wir die Datenverarbeitung aber auch auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit uns gesetzliche Pflichten treffen. Dies ist beispielsweise im Hinblick auf die Erfüllung gesetzlicher Pflichten aus dem Geldwäschegesetz der Fall. 

Als unsere berechtigten Interessen – bzw. die eines Dritten – kommen beispielsweise das Bestehen eines Rechtsverhältnisses, die Betrugsprävention, Maßnahmen zur Gewährleistung und Verbesserung der Sicherheit von IT-Systemen, Maßnahmen zum Schutz unseres Unternehmens vor rechtswidrigen Handlungen, interne Verwaltungszwecke und Marketingzwecke in Betracht.

Insbesondere wird die Datenverarbeitung im Rahmen der Erfüllung unserer Pflicht zur Hilfeleistung in Steuersachen auf das berechtigte Interesse unserer Mandanten gestützt, sich zur Erfüllung der ihn insoweit treffenden Aufgaben und Pflichten eines hierzu zugelassenen Steuerberaters zu bedienen. 

Wir stützen die Datenverarbeitung und insbesondere Weitergabe auf eigene berechtige Interessen, soweit es die oben genannten Zwecke erfordern. Dies betrifft beispielsweise die Sicherung einheitlicher Qualitätsstandards innerhalb unseres Unternehmens, den Abschluss von Versicherungen, insbesondere über die Leistung bei Eintritt eines Versicherungsfalls (Betriebsunterbrechungs-/Betriebsausfallversicherung, Betriebsinhaltsversicherung, Vermögensschadenshaftpflichtversicherung) sowie für uns tätige Rechtsvertreter.

VIII. Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten kann sich für unsere Mandanten aus einem Vertrag ergeben, den Sie mit uns geschlossen haben und zu dessen Erfüllung die Datenerhebung dient, oder aus den uns treffenden gesetzlichen Regelungen oder die sich gemäß Art. 6 Abs. 2 und 3 DSGVO aus dem Recht der Europäischen Union oder dem Recht der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union ergeben. Die von uns erhobenen Daten sind für die Begründung und Abwicklung einer Geschäftsbeziehung einschließlich der Erfüllung der sich daraus ergebenden Pflichten in der Regel zwingend erforderlich. Eine sonstige Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten besteht regelmäßig nicht.

Die Nichtbereitstellung personenbezogener Daten hat in der Regel zur Folge, dass eine Mandatsbeziehung zwischen uns nicht zustande kommen kann, weil uns die zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlichen Daten nicht zur Verfügung stehen.

IX. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung (Profiling) 

Bei uns werden keine automatisierten Überwachungs- oder Bewertungssysteme eingesetzt.

X. Weitergabe und Auslandsbezug

Die von uns erhobenen Daten werden unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften auch an andere Empfänger und Dritte weitergeleitet. Dies sind insbesondere:

Intern: Geschäftsführung, Mitarbeiter in den Bereichen Lohn- und Finanzbuchhaltung und Jahresabschluss

Extern: Mandant bzgl. Daten, die wir bei Dritten erhoben haben, Finanzverwaltung, Krankenkassen, Rentenversicherungen und andere Einzugsstellen, Verwaltungsbehörden, Finanzgerichte, Agentur für Arbeit, vom Mandanten bestimmte Dritte (z.B. Banken, Pensionskassen, Factoring- und Leasingunternehmen), Gläubiger z.B. im Fall von Pfändungen/Abtretung von Lohn oder Gehalt, Meldestellen, Rechtsvertreter, externe Datenverarbeiter (Archiv, Wartung, Pflege der EDV-Systeme)

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation ist nicht beabsichtigt.

XI. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO), das Recht auf Löschung der Daten, wenn keine Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung vorliegt (Art. 17 DSGVO), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der Daten auf bestimmte Zwecke (Art. 18 DSGVO), das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO).

Bitte beachten Sie, dass die Informationspflicht gemäß Art. 14 Abs. 5 lit. d DSGVO gegenüber betroffenen Personen, deren personenbezogene Daten wir im Rahmen unserer Tätigkeit für unsere Kunden nicht bei diesen selbst erheben, nicht anzuwenden ist. Auch das Recht von betroffenen Personen auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO ist insoweit eingeschränkt, als dies die entgegenstehenden Rechte und Freiheiten unserer Mandanten oder Dritter beeinträchtigen würde. Soweit uns daher Ihre Daten im Rahmen eines uns erteilten Auftrages (wie z.B. im Rahmen der Lohnabrechnung, der Finanzbuchhaltung, der Erstellung des Jahresabschlusses oder der Beratung) Daten von Dritten übermittelt wurden, ersuchen wir Sie, die Betroffenenrechte bei diesen Unternehmen (Arbeitgeber, Geschäftspartner etc.) direkt einzufordern. Uns ist eine Erfüllung dieser Betroffenenrechte aus berufsrechtlichen Gründen nicht erlaubt, soweit wir mit deren Erfüllung gegen die uns gesetzlich treffende Berufsverschwiegenheit verstoßen würden.

Nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe f der DSGVO (Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der verantwortlichen Stelle oder eines Dritten) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Daneben haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern, Lennéstraße 1,19053 Schwerin, Telefon: +49 385 59494 0, Fax: +49 385 59494 58, info@datenschutz-mv.de, www.datenschutz-mv.de; https://www.datenschutz-mv.de/kontakt/kontaktformular/.

Schließlich haben Sie das Recht, sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden. Dieser ist hinsichtlich Ihrer Anfrage zur Verschwiegenheit verpflichtet, soweit es um die Verarbeitung Ihrer Daten geht. Die Daten unseres Datenschutzbeauftragten finden Sie oben unter II. Datenschutzbeauftragter.